מהם שירותי משרד לעסקים?

עצמאיים ובעלי עסקים קטנים רבים כבר גילו את היתרונות של שכירת שירותי משרד לעסקים במיקור חוץ. השירותים הללו מסופקים על ידי מי שמתמחים במתן שירות שכזה ומורידים את הטיפול בנושאים הללו מבעל העסק. בדרך זאת הוא יכול להשקיע את כל הזמן והאנרגיה שלו במיקוד במקצוע שלו ולהגיע לתפוקה הרבה יותר גדולה.

בשנים האחרונות יש עצמאיים, פרילנסרים ובעלי עסקים קטנים רבים שבוחרים לשכור שירותי משרד לעסקים במיקור חוץ. השירותים הללו אינם אחידים ונבדלים זה מזה במהות השירות וגם בהיקף שלו.

מהם שירותי משרד לעסקים במיקור חוץ?

שירותי משרד לעסקים במיקור חוץ הם שירותים שכל עסק צריך לטפל בהם אך לא תמיד יש אפשרות לכך או שההשקעה בהם מגיעה על חשבון הפעילות העסקית השוטפת של בעל העסק בתחום ההתמחות שלו.

דוגמא לכך היא עורך דין מצוין שפחות טוב בהתנהלות כספית או מול ספקי שירות שונים שלו. במקרה אחר זה יכול להיות בונה אתרים פרילנסר שלא מתנהל אדמיניסטרטיבית בצור היעילה או לא שומר על שירות לקוחות תקין ובשל כך מאבד אפשרות ללקוחות חוזרים או להכנסות נוספות מלקוחות חדשים.

סוגים של שירותי משרד לעסקים:

• אדמיניסטרציה במיקור חוץ – שירותי משרד קלאסיים של מענה טלפוני, משלוח וקבלת דואר עסקי, טיפול בניירת משרדית, צילום ותיעוד מסמכים ועוד.
• ניהול עובדים במיקור חוץ – בדרך כלל מדובר על ניהול של עובדים פרילנסרים אחרים שאולי נותנים שירותים שונים לבעל העסק ולעתים במתן יחס ומענה לצרכים של עובדים קבועים במשרה חלקית או מלאה אצל המעסיק.
• ניהול כספים במיקור חוץ – השירות הזה חשוב מאוד והוא נוגע לניהול תזרים המזומנים, הכנסות והוצאות של העסק. לעתים הוא על חשבון הנהלת חשבונות ולעתים משלים אותו כדי שלא ילכו לאיבוד מסמכים חשובים בדרך.
• ניהול לקוחות במיקור חוץ – מתן מענה ללקוחות, שירות לקוחות שוטף וגם שמירת קשר עם לקוחות קיימים או מהעבר כדי למקסם את האפשרות לעבוד מולם.
• ניהול ספקים במיקור חוץ – כל עסק מקבל שירות מכמה ספקים ותמיד צריכים להיות עם יד על הדופק על השירות, המחיר והתרומה שלהם לעסק. כשיש מי שמשגיח עבורכם על כל זאת, אתם יכולים להיות שקטים שהספקים שלכם עובדים בשבילכם בצורה הטובה ביותר.

מה היתרונות של שירותי משרד במיקור חוץ?

יש יתרונות רבים לשירות הזה והוא מתאים כמעט לכל בעל עסק קטן או עצמאי:

• חסכון בזמן – הטיפול בנושאים שציינו קודם לכן גוזל זמן רב משעות העבודה של כל עצמאי או בעל עסק קטן. לא פעם מתפנים לכך רק בלילה "אחרי העבודה" וחבל שכך. אפשר לפקח מרחוק על העבודה שנעשית עבורכם בנושאים שרלוונטיים עבורכם ולפנות את הזמן היקר הזה לפעילות העסקית השוטפת שלכם "בזמן העבודה".
• חסכון בכסף – לא, זאת לא טעות. ברור שהשירות עולה כסף, אבל בד"כ הוא גם חוסך או שווה לבעל העסק הרבה כסף, ברוב המקרים הרבה יותר מההוצאה עצמה. האפשרות להוזיל עלויות ספקים, לא לאבד אף מסמך של הוצאה או לנהל תזרים בצורה יעילה הם בעלי חשיבות רבה לכל עסק ויכולים להיות שווים לו אלפי שקלים מדי חודש.
• גמישות רבה – היתרון הגדול של שירותי משרד לעסקים הוא שהם בריטיינר חודשי ולפי היקף העבודה שדרוש לבעל העסק. אפשר לסכם על טיפול בנושאים 1.2.3 בלבד ובעלות חודשית מסוימת ואפשר לסכם על בנק שעות שמיועד לטיפול בכמה נושאים שונים. את היקף השירות ניתן להגדיל מתי שרוצים וכמובן גם להפסיק אותו כשאין לכם צורך בכך.

ניתן לסכם בוודאות שכל עצמאי או פרילנסר שנעזר בשירות כזה יצא מרווח מכך והתפוקה שלו בפעילות העסקית השוטפת רק הלכה וגדלה מדי חודש בזכות כך.

המאמר נכתב בשיתוף עם TIME IS MONEY אשר מעניקים שירותי עוזרת אישית במיקור חוץ לבעלי עסקים, חברות וארגונים.